Henkilötietojen käsittely Tekniikan edistämissäätiössä 

Tekniikan edistämissäätiö 

c/o Navigator Partners Oy

Yrjönkatu 9 A

00120 Helsinki

tekniikanedistamissaatio@navigatorpartners.fi

Tekniikan edistämissäätiö on sitoutunut noudattamaan toiminnassaan soveltuvaa voimassaolevaa henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyvää lainsäädäntöä, ml. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679.

Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. (2379356-8)

Yrjönkatu 27

00100 Helsinki

Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. käyttää seuraavia henkilötietojen käsittelijöitä:

- Amazon Web Services, sähköpostien lähettäminen hakujärjestelmään rekisteröityneille käyttäjille

- NETS, henkilöiden tunnistautuminen myönnettyjen apurahojen ja stipendien maksatuspyynnön yhteydessä

- Telia Cygate / Telia, kaiken rekisterissä olevan tiedon säilyttäminen Telian servereillä

Lähettäessään apurahahakemuksen hakija luovuttaa säätiölle itseään koskevia tietoja, joista muodostuu tietosuoja-asetuksessa tarkoitettu rekisteri. Henkilötietoja käsitellään Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan f-kohdan perusteella (oikeutettu etu).

Säätiön tarkoituksena on edistää tekniikan kehitystä Suomessa tukemalla siihen liittyvää koulutus- ja tutkimustoimintaa. Tämän tarkoituksen toteuttamiseksi säätiön myöntää apurahoja, joiden myöntö perustuu hakijoiden hakemuksessa ilmoittamiin tietoihin ja niiden arviointiin. 

Saamme tiedot useimpiin apurahoihin hakijoilta itseltään. Hyvä opettaja -palkintoa varten ainejärjestöt ja killat ehdottavat palkittavaa opettajaa (nimi, työpaikka). Nuori tutkija -palkintoa varten ehdotukset pyydetään yliopistoilta (nimi, syntymävuosi ja mahdolliset todistusliitteet). Teknologiapalkintoa varten kuka tahansa voi ehdottaa palkittavaa).

Myönnetyistä apurahoista käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

- nimi

- yhteystiedot

- tilinumero

- henkilötunnus

Kerättäviä henkilötietoja käytetään apurahahakemusten
ja myönnettyjen apurahojen käsittelyyn ja apurahojen myöntämisestä päättämiseen. Rekisteriin tallennetaan apurahahakemuksissa annetut tiedot sekä myönnettyjen apurahojen maksatukseen ja tutkimuksen tai hankkeen edistymiseen ja loppuraporttiin 
liittyvät tiedot. 

Henkilötietojen käsittelyyn säätiössä osallistuvat säätiön hallitus, säätiön henkilökunta ja apurahojen arviointilautakuntien jäsenet.

Apurahajärjestelmän toimittaja, säätiön kirjanpitäjä sekä säätiön tilintarkastaja toimivat myös henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevan lainsäädännön tarkoittamina henkilötietojen käsittelijöinä, jotka käsittelevät Säätiön henkilötietoja Säätiön puolesta ja lukuun. 

Myönnettyjen apurahojen saajat ja määrät sekä mahdollisesti myös tutkimuksen/hankeen tiivistelmät julkaistaan säätiön verkkosivuilla ja vuosikertomuksessa. 

Tieto luonnollisille henkilöille maksetuista apurahoista luovutetaan verohallinnolle ja Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle. Tietoja voidaan hakijan suostumuksella luovuttaa myös muille samalle alalle apurahoja myöntäville säätiöille. Rekisterien sisältämiä tietoja ei luovuteta muihin tarkoituksiin.

Säätiö säilyttää myönnetyistä apurahoista tiedot kirjanpitolain edellyttämän ajan (ml. hakijan tiedot, hakemuksen yhteenveto ja myöntämisperusteet). Apurahojen arviointitiedot poistetaan 12 kuukauden kuluttua apurahapäätöksestä.

Hylättyjä apurahahakemuksia koskevat tiedot poistetaan kahden vuoden kuluttua apurahapäätöksestä, pois lukien säätiön tilastointia varten tarvitsemat tiedot.

Tietosuoja-asetuksen määrittelemän tarkastusoikeuden perusteella jokaisella oikeus saada tietää, onko hänestä talletettuina tietoja säätiön rekistereihin. Jos tietoja on talletettuna, on rekisteröidyllä oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä on talletettuna. 

Jokaisella hakijalla on oikeus tarkastaa kustannuksitta itseään koskevat tiedot vuosittain, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua sekä oikeus muutoinkin turvautua tietosuoja-asetuksessa turvattuihin oikeuksiinsa. Tämän ylittävistä tarkastuspyynnöistä peritään kohtuullinen hallinnosta kuluva maksu. Tarkastusoikeus voidaan evätä tietyissä tietosuoja-asetuksessa säädetyissä tilanteissa. Tarkastusoikeutta ei ole lainkaan pelkästään tieteelliseen tutkimustarkoitukseen ja tilastointitarkoituksiin kerättyihin tietoihin. 

Hakemusten käsittelyn yhteydessä syntyvät arviointitiedot ovat luottamuksellisia ja liittyvät ainoastaan säätiön toimintaan. Arviointitietojen luottamuksellisuus on välttämätöntä säätiön perustehtävän ja arvioitsijoiden tieteellisen vapauden turvaamiseksi. Näin ollen hakijan oikeus tietojen tarkastamiseen ei koske hakemukseen liittyviä arviointietoja.

Jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevat talletetut tiedot ovat virheellisiä tai puutteellisia, on rekisteröidyllä oikeus vaatia tällainen tieto korjattavaksi tai täydennettäväksi.

Säätiö ilmoittaa tietoonsa tulleista tietoturvapoikkeamista tietosuojavaltuutetulle 72 tunnin kuluessa. Vakavissa tilanteissa kuten apurahajärjestelmään kohdistuneen tietomurron tai hyökkäyksen johdosta asiasta ilmoitetaan myös rekisteröidyille.

Asiaa koskevat pyynnöt osoitetaan kirjallisesti säätiölle. Tietojen luovutusta varten rekisteröidyn tulee osoittaa henkilöllisyytensä luotettavalla tavalla (virallinen henkilötodistus).